Công việc của bạn rất bận rộn và bạn không thể sắp xếp chúng một cách hợp lý và khoa học? Những kỹ năng tổ chức công việc sau đây sẽ giúp bạn giải quyết được điều đó.Luôn chăm chỉ là đức tính tốt, nhưng đó chưa hẳn là biện pháp đem lại hiệu quả tốt trong công việc bằng sự thông minh và khoa học trong cách thức làm việc.
Bậc thầy quản lý Peter Drucker đã từng nói: “Tính hiệu quả là làm việc đúng hướng. Sự hiệu quả là làm đúng việc”.
Dưới đây là 7 cách để làm việc thông minh và khoa học hơn, chúng giúp bạn có thể thành công hơn bất kể công việc của bạn là gì:
1. Tạo thói quen sử dụng tốt nhất thời gian của bạn
Lên lịch thực hiện những công việc vụn vặt để có thể tập trung làm tốt những công việc quan trọng của bạn. Biết sắp xếp những buổi họp hành và gặp gỡ hợp lý để không phải rời khỏi văn phòng nhiều lần trong một ngày, đồng thời kết hợp thêm bữa trưa của bạn trong khoảng thời gian này. Tổng kết số thời gian bạn đang sử dụng cho mỗi việc mỗi ngày để biết cách điều chỉnh một cách hợp lý nhất.
2. Lập danh sách việc cần làm theo ngày, tuần và tháng
Nhấn mạnh các việc quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện mỗi tháng và sau đó lên lịch chi tiết các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành chúng theo mỗi tuần, mỗi ngày theo danh sách của bạn. Đây là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để đảm bảo rằng các dự án lớn sẽ không bị bỏ qua và phản ánh rằng thời gian của bạn đang được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
3. Tìm ra điều phải hoàn thành bởi bạn và phần còn lại từ nguồn lực bên ngoài
Đừng để sự bận rộn khiến bạn bị kéo lại khỏi các công việc quan trọng. Đầu tiên hãy nhìn vào đội ngũ của bạn, tìm hiểu liệu có ai khác trong nhóm có thể san sẻ bớt những công việc của bạn? Nếu không, hãy biết tận dụng công nghệ hiệu quả. Có rất nhiều trang web hữu ích như Fiverr hay Fancy Hands với phí dịch vụ khá rẻ để giải quyết được những công việc đơn điệu hàng ngày của bạn.
4. Tìm những người giỏi công việc mà bạn không thành thạo và thuê họ
Bạn đang phải xử lý một dự án cần thời gian để viết lách nhưng bạn thực sự ghét điều này? Hãy thuê một người nào đó có khả năng viết lách và có thể chịu trách nhiệm với việc này. Điều này đáng đồng tiền để trút bỏ gánh nặng cho đôi vai bạn. Hãy biết tận dụng những thế mạnh của mình và thuê người khác giúp bạn những công việc không phải sở trường của bạn.
5. Thiết lập thời hạn và tự thưởng cho bản thân khi bạn đạt được nó
Việc lên thời hạn cho công việc của bạn và lên kế hoạch tự thưởng cho bản thân sẽ khiến cho bạn có động lực để hoàn thành nó một cách tốt và sớm nhất. Bạn nên lên hạn chót sớm hơn một vài ngày trước thời hạn thực sự của bạn để đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành mọi thứ đúng hạn. Điều này sẽ đem lại cho bạn khoảng thời gian thư giãn hít thở. Việc đạt được những mục tiêu sớm sẽ đem lại cho đầu óc bạn khoảng trống để có thể bắt đầu lên kế hoạch hay dự án gì sẽ làm tiếp theo.
6. Giữ môi trường làm việc không bị phân tán
Hãy tránh xa các trình duyệt Internet nếu công việc của bạn không cần đến, chơi smartphone, thực hiện những cuộc gọi cá nhân, chạy theo các công việc vụn vặt trong suốt ngày làm việc hay để người khác làm phiền trên con đường đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn có thói quen giữ công việc tại nơi làm việc và chuyện cá nhân tại nhà, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành những thứ cần làm trong ngày. Điều đó sẽ khiến thời gian của bạn tại nhà thư thả và thú vị hơn.
7. Giữ những e-mail ngắn gọn và có trọng điểm
Bạn không cần phải gửi một đoạn văn đầy đủ khi một câu cũng có thể thể hiện được đầy đủ trọng tâm của email. Nó không chỉ khiến lãng phí thời gian của bạn và người nhận mà mọi người thường có xu hướng trả lời nhanh hơn với những email đi thẳng vào vấn đề, ngắn gọn, xúc tích. Nhưng phải nhớ rằng luôn tỏ ra lịch sự và nhã nhặn.
Nguồn: TriThucTre
